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3. Project Integration Management Group > 3.1 Impl. Project Integration Management > Flashcards

3.1 Impl. Project Integration Management Flashcards

1
Q

¿Qué es Project Integration Management?

A
  • Se refiere a coordinar todas las actividades dentro del Project Management Process Group (Initiating, Planning Executing, Monitoring and Controlling, Closing) aplicando las “Knowladge Areas”
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2
Q
  1. ¿Cuáles son los siete procesos que componen Project Integration Management? De una breve descripción de cada uno de ellos
A

i. Develop Project Charter: Documento formal que autoriza la existencia del proyecto y da al PM la autoridad para usar los recursos asignados
ii. Project Management Plan: Crear un plan de como coordinar y hacer el trabajo que lleva a cabo en cada uno de los procesos que comprenden el Project Integration Managment
iii. Direct and Manage Project Work: guiar y ejecutar le trabajo definido en el Project Management Plan
iv. Manage Project Knowledge: Usar el conocimiento existente y crear nuevo para lograr los objetivos
v. Monitor and Control Project work: seguimiento y revisión el progreso para lograr la performance definida en el Project Management Plan
vi. Perform Integrated Change Control: Revisión de los cambios solicitados y todo lo que ello deriva
vii. Close Project or Phase: Finalización de las actividades del proyecto, fase o contrato.

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3
Q

¿Qué es el Project Charter, cual es el beneficio principal de hacerlo y que puntos contiene?

A
  • Project Charter es un documento en el cual el sponsor formalmente autoriza la existencia del proyecto y entrega al PM la autoridad para aplicar los recursos organizacionales para hacer el proyecto. Los beneficios principales el lograr el link entre los objetivos del proyecto y los objetivos estratégicos organizacionales, tener un documento formal y tener el compromiso por escrito.
  • Contiene a alto nivel, sobre el producto, y los resultados que se esperan tener:
    ▫ Project purpose
    ▫ Measurable project objectives
    ▫ High-level requirements, descripción, alcances y entregas claves
    ▫ Overall project risk
    ▫ Summary milestone schedule
    ▫ Preapproved financial resources
    ▫ Key stakeholders
    ▫ Requerimientos de aprovación
    ▫ Criterios de salida o cancelación
    ▫ PM asignado
    ▫ Sponsor
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4
Q

¿Qué elementos de entrada necesito para crear un Project Charter?

A

 Business case: justifica económicamente la existencia del proyecto
 Benefit management plan
 Agreements: contrato, memorándum, MOU, SLA, carta etc.
 EEF
 OPA

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5
Q

¿Cómo se hace el Project Charter, sea esta una herramienta o una técnica?

A

 Juicio experto
 Data gathering:
▫ Brainstorming
▫ Focus groups: stakeholders, expertos en el tema y miembros del equipo
▫ Inteviews
 Reuniones

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6
Q

¿Además de realizar el project charter que documento adicional se realiza en este paso?

A
  • Assumption log: Es un documento para registrar todas las suposiciones y limitantes que se esperan y aparecen a lo largo del proyecto
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7
Q

¿Qué es el llamado Develop Project Management Plan y cuál es su beneficio clave?

A
  • Es crear un plan de como coordinar y hacer el trabajo que lleva a cabo en cada uno de los procesos que comprenden el Project Integration Managment. Como se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto.
  • El beneficio clave es tener un documento donde se definen las bases del trabajo del proyecto y como éste se va a realizar
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8
Q

¿Qué elementos necesito para hacer el Project Management Plan?

A
  • Project charter
  • EEF
  • OPA
  • Output de otros procesos
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9
Q

¿Forma en que se realizar el Project Managemetn Plan?

A
  • Expert Judgment
  • Data Gathering:
     Brainstorming
     Checlist (ya hay templates de esto en la industria)
     Focus groups
     Interviews
  • Reuniones
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10
Q

¿Adicional o como componente de Project Management Plan, el cual define como se ejecuta, monitorea, controla, y cierra, que otras cosas van incluidas en éste?

A
  • Consolida todos los outputs de las Knowledgeable Area (Scope, Requirements, Schedule, Cost, Quality, Resource, Communications, Risk, Procurement, Stakeholders)
  • Baselines: Scope, Schedule, Cost
  • Otros: Como se va a desarrollar (¿agile, cascade?), Ciclos que tendrá, Revisiones administrativas, Performance measurement
  • Configuration management plan: como se hace actualización a los componentes de forma que este siempre esté operativo
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11
Q

¿Qué es “Direct and Manage Project Work” perteneciente del Project Management Process Group, y para que sirve?

A
  • Se refiere a liderar y ejecutar el trabajo planificado y sus cambios, lo que da un manejo general del proyecto y con ello aumentar las probabilidades de éxito del proyecto.
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12
Q

¿Qué elemento se necesitan para dirigir y administrar el trabajo del proyecto?

A
  • Project Management Plan
  • Documentos:
     Change log (tiene el estatus de todos los cambios solicitados)
     Lessons learned register
     Mileston
     Comunicaciones (reportes)
     Schedule
     Requirement traceability matrix
     Risk register
     Risk report
  • Solicitud de cambios aprobados
  • EEF
  • OPA
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13
Q

¿Qué herramientas y técnicas se utilizan para Direct and Manage Project Work?

A
  • Expert Judgment
  • PMIS (Project Management Information System)
  • Reuniones
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14
Q

¿Cuáles son las salidas cuando se hace “Direct and Manage Project Work?

A
  • Entregables (MVP, e incrementales)
  • Work Performance Data
  • Issue Log: seguimiento de problemas, brechas, inconsistencias, conflictos:
     Tipo de Issue
     Quien lo levanto
     Descripción
     Prioridad
     A quien se le asigna el Issue
     Fecha objetivo de resolución
     Estado
     Solución final
  • Change requests
  • Update de los documentos del proyecto: Activity list, assumption log, lessons learned, requirements, Risk, stakeholder register
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15
Q

¿Qué es Manage Project Knowledge y para que se hace?

A
  • Es el proceso de usar (sacar provecho) el conocimiento existente (explicito y tácito) para lograr los objetivos del proyecto, y crear nuevos conocimientos para ayudar al aprendizaje de la organización y así apalancarse en proyectos.
     Desde el punto de vista organizacional, manejo del conocimiento es asegurarse que las habilidades, experiencias, expertise sean usadas antes, durante y después de un proyecto.
     De forma práctica, el conocimiento es compartido con una mezcla de herramientas y técnicas (interacciones con personas)
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16
Q

¿A qué se refiere con conocimiento explicito y tácito?

A
  • Explicito es documentación, diagramas, etc.
  • Tácito es aquel personal y difícil de expresar, como creencias, experiencia, etc.
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17
Q

¿Qué herramientas y técnicas hay para hacer la administración del conocimiento de los proyectos?

A
  • Juicio experto
  • Técnicas:
     Networking -> interacción social
     Grupos de interés
     Reuniones
     Workshadowing and reverse shadowing
     Focus groups, como foros de discución
     Seminarios, conferencias
     Workshop
     Storytelling
     Entrenamiento
  • Herramientas informáticas
17
Q

¿Qué entradas son necesarias para hacer Manage Project Knowledge?

A
  • Project management Plan
  • Project documents:
     Lessons learned register
     Project team assignments: que competencias tiene la gente
     Resource breakdown structure
     Stakeholder regsiter
  • EEI
  • OPA
18
Q

¿Outputs de Mange Project Knowledge?

A
  • Lessons learned register
  • Udapte on OPA
19
Q

¿A qué se refiere con Monitor and Control Project Work y cuál es la diferencia a “Direct and Manage Project Work”, cuál es el beneficio clave de esto?

A
  • Se refiere a seguimiento, revisión y reportabilidad del proceso general de lograr los objetivos de desempeño del proyecto. Se entrega estado del proyecto en costos, tiempo aproximado de termino, problemas, etc.
  • Su beneficio está en que permite a los stakeholder el entender el estado del proyecto y con ello tomar acciones que sean necesarias.
  • La diferencia con Direct and Manage Project work, es que este último es ejecutar efectivamente el trabajo, en cambio monitorear, es hacer seguimiento de la ejecución de ese trabajo en relación con los indicadores esperados, ya sean estos de avance, cumplimiento u otro.
20
Q
  1. ¿Diferencia entre monitoring and controling?
A

x5

21
Q

¿Con que elementos puedo hace el Monitor and Control Project Work (inputs)?

A
  • Project Management Plan
  • Project Documents
     Assumption log
     Basis of estimates
     Cost forecasts
     Issue log
     Lessons learned register
     Milestione list
     Quaility reports (bugs, defectos, inspecciones, etc.)
     Risk register
     Risk report
     schedule forecast
  • Work Performance Information
  • Agreements
  • EEF
  • OPA
22
Q

Mencione técnicas o Herramientas para hacer Monitor and Control Project Work

A
  • Juicio Experto
  • Decision Making: ej. Votar
  • Reuniones
  • Data Analysis
     Alternative analysis: se tienen opciones que aplicar cuando se necesitan acciones correctivas
     Cost-benefit analysis: las acciones correctivas anteriores se analizan en relación con costo beneficio
     Earned value analysis: vision entre scope, schedule, and cost performance
     Root cause analysis:
     Trend analysis: ver cómo sería el futuro basado en la performance obtenida hasta ahora
     Variance analysis: análisis entre lo planificado y la performance actual
23
Q

¿Qué es Perform Integrated Change Control y para qué sirve?

A
  • Es el proceso de revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar y administrar cambios a los entregables, documentos, planes y comunicar las decisiones sobre estos. El beneficio de hacer esto es poder considerar los cambios de una manera integrada y no separada y con ello saber el riesgo que esto pega al proyecto en general
24
Q

¿Qué resultado tendría de aplicar Monitor and Control Project Work (Outputs)?

A
  • Work Performance reports
  • Change requests
     Corrective action
     Preventive action
     Defect repair
  • Update Project management Plan
  • Documents Updates:
     Cost forecast
     Issue log
     Lessons learned register
     Risk regiester
25
Q

¿Qué contine “Configuration Control?

A
  • Configuration control tiene:
    ▫ Configuration identificación
    o Documentación de los productos y sus componentes
    ▫ Configuration status accounting:
    o Entrega las especificaciones y las métricas de los productos
    ▫ Configuration verification and auditing
    o Es la performnace de los productos
25
Q

¿Inputs para el Integrated Change Control?

A
  • Project Management Plan:
     Change management plan
     Configuration management plan
     Scope baseline
     Schedule baseline
     Cost baseline
  • Project documents
     Basis of estimates
     Traceability matrix
     Risk reports
  • Work performance reports
  • Change requests
  • EEI
  • OPA
26
Q

¿Qué Técnicas y/o Herramientas se usan para hacer Perform Integrated Change Control?

A
  • Juicio experto
  • Change control tools
  • Data Analysis
     Alternatives analysis
     Cost-benefit analysis
  • Decision Making
     Voting
     Autocratic
     Multicriteria decision analysis
  • Reuniones
27
Q

¿Qué elementos de salida se tiene para Perform Integrated Change control?

A
  • Cambios aprobados
  • Planes actualizados
  • Documentos actualizados
27
Q

¿Qué es Configuration control?

A
  • Cuando se realiza una solicitud de cambio, éste tiene que entrar a lo llamado “configuration control”. Configuration control define como el trabajo va a ser realizado (completado), este el el verdadero trabajo que hay que hacer para lograr el cambio, mientras que el Change Control es la parte administrativa
28
Q

Explique el flujo completo de “Integrated Change Control Workflow”

A

vea diagrama pregunta 100

29
Q

¿Qué proceso es Close project or phase, cual es el beneficio?

A
  • Es el proceso de finalizar todas las actividades del proyecto, fase o contrato
  • El beneficio es formalmente cerrar los objetivos, el trabajo completado y liberar el recurso de la organización para perseguir nuevos proyectos
30
Q

¿Qué actividades podría potencialmente comprender el hecho de Cerrar el proyecto?

A
  • Asegurar completitud de lo solicitado y/o cumplimiento del criterio de salida:
     Documentos y entregables actualizados e issues resueltos
     Aceptación formal por parte del cliente
     Costos cargados al proyecto
     Cerrar cuentas del proyecto
     Reasignación del personal
     Liderar con material sobrante, reubicación de equipamiento y recursos
     Creación del reporte final, según lo solicite la compañía
  • Relacionadas a los contractuales
     Confirmación de la aceptación del trabajo del vendedor
     Finalizando reclamos abiertos
     Up-date de todo
     Archivar información para el futuro
  • Knowledge managing:
     Todo lo guardable
     Compartir conocimiento y lecciones aprendidas
     Archivar información para uso futuro de la organización
  • Las necesarias para traspasar el producto a operacional
  • Medir la satisfacción de los stakeholders
31
Q

¿Qué elementos de entrada se necesita para hacer un Close Project or Phase?

A
  • Project Charter, ya que está el criterio de éxito del proyecto, las aprobaciones y quien firma como cierre
  • Project Management Plan
  • Documents:
     Assumption log
     Basis of estimates
     Change log
     Issue log
     Lessons learned register
     Milestone list
     Project communications
     Quality control measurement
     Quality report
     Requirements documentación
     Risk register
     Risk report
  • Aceptación de entregables
  • Bussines case
  • Benefit management plan
  • Acuerdos
  • Procurement Documentation
  • OPA
32
Q

¿Técnicas y herramientas para Close the project?

A
  • Juicio experto
  • Dana Analysis
     Lecciones aprendidas
     Análisis de Interrelaciones entre diferentes proyectos
  • Reuniones
32
Q

¿Qué elementos de salida tendría en “Close Project?

A
  • Update de documentos
  • Transición del producto a operaciones
  • Reporte final del proyecto en termino de costos, alcances etc.
33
Q

Mencione en términos generales como se pueden medir los beneficios de un proyecto

A
  • Cost-benefits ratio: cuanto sale vs cuanto me cuesta hacerlo
  • Scoring Models: Para distintas características del proyecto, como costo, tiempo, beneficios se les asigna un valor.
  • Murder boards: Se va un conjunto de ejecutivos quienes te revientan a preguntas y de ahí se determina si se hace el proyecto o no
  • Payback: cuanto tiempo tiene que pasar hasta recuperar lo invertido
34
Q

¿Cuál es la fórmula del valor del dinero en el futuro y cuál es su concepto?:

A
  • FV = PV(1+i) ^n
  • i = interés dado
  • n = número de periodos

o Si tengo x dinero ahora cuando va a valer en el futuro (n) si gana una tasa de interés de (i). Esto se usa para ver si vale la pena invertir en el proyecto, o es mejor meterlo a la bolsa de comercio.

34
Q

¿Qué es el Net Present Value?

A
  • Para un proyecto que tiene retornos con una cierta frecuencia (por ejemplo, cada año), Net Present Value, te muestra cuanta plata al valor de hoy sería la suma de todos esos retornos.
35
Q

¿Qué es el internal Rate of Return IRR?

A
  • Es el NPV igualado a cero a fin de encontrar el factor i (interes sobre el capital). Sirve para comparar entre proyectos
  • Si IRR es mayor que cero significa que ya puede ser bueno

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