2. Ledelse af forretningsprojekter Flashcards
Hvad er et projekt?
Et projekt er midlertidig organisation, der etableres med det formål at skabe et unikt produkt, service eller resultat. Hvert projekt har et konkret start- og sluttidspunkt. Adskiller sig fra drift, som ikke har en endeligt sluttidspunkt. Unikt fordi det adskiller sig fra den daglige drift og andre projekter i organisationen.
Hvilke tre typer projekter beskriver bogen?
Compliance - SKAL udføres. F.eks. ved lov, hvor nyt sikkerhedssystem er påkrævet Operationelle - Understøtter nuværende arbejdsopgaver. f.eks. nyt faktureringssystem skal sænke omkostninger Strategiske - Formålet er at skabe konkurrencemæssige fordele. Det kan f.eks. være et nyt CRM system til Data mining.
Hvad er specielt ved forretningsprojekter, som indeholder IT?
Jo mere komplekst IT, jo større er risiko for at projektet fejler. Svære at estimere Flere personer betyder nødvendigvis ikke hurtigere gennemførelse. Når der er flere personer, skal der også kommunikeres og koordineres mere.
Hvad er et program?
Et program indeholder flere projekter, der er relateret til hinanden, og som er designet til at understøtte et fælles mål, selvom de udføres som individuelle projekter. Når alle projekter er gennemført, slutter programmet.
Hvad er et projektportefølje? Projektporteføljeledelse?
Stort antal projekter eller programmer, som en organisation er i gang med at udføre eller planlægger at udføre. Projekportefølje-ledelse: Den proces, hvor projekter udvælges og koordineres på tværs af organisationen, så der dannes et samlet overblik.
Hvad er projektledelse?
Processen at lede projekter med det formål at gennemføre dem succesfuldt. Der tages udgangspunkt i tre punkter: Til tiden Indenfor budgettet Indenfor aftalte omfang (scope). Tages udgangspunkt i trade-off trekanten. Når der rykkes på en faktor, rykkes der på alle. Alignment mellem de tre punkter i trekanten. Scope-creep: Udvidelse af omfanget efter projektet er igangsat. Når Scope ændres, skal de andre hjørner i trekanten tilpasses.
Hvad menes der med KSF?
Key success factors. Projektets interessenter beslutter disse faktorer (tid, omkostninger, scope). Projektledeleren er ansvarlig for at demonstrere over for interessenterne, hvilken indflydelse de valgte KSF’er har på projektet. Interessenter er interesseret i alle projektets facetter. Fremdrift overvåges ved registrering og opfølgning på tid, omkostninger, scope, ressourcer, kvalitet og risici.
Hvilke 4 faser er der i et projekt?
Definér Planlæg udfør Afslut
Hvad indeholder definitionsfasen?
Udarbejdelse af projektbeskrivelse Etablering af projektorganisation identificering af projektets interessenter - individer og organisationer der kan påvirke eller bliver påvirket. Etablering af primære ansvarsområder - ansvarsmatrice Udvikling af scope statement - Detaljeret besvarelse af projektbeskrivelse, hvor eksperter og andre kan inddrage deres erfaringer.
Hvilke roller er der i en projektorganisation?
Projektleder - ansvarlig for gennemføre projektet Projektgruppe - Personer, som skal samearbejde om at færdiggøre projektet. Projektsponsor - Den leder, som leverer ressourcer til projektet og nyder godt af resultatet Interessenter - individer eller organisationer, som kan påvirke projektet eller blive påvirket af projektet. Kan være kunder, leverandører, IT-afdeling osv.
Under projektplanlægning er estimering og risikostyring. Hvad består estimering af?
Omkostninger (i budgetter) Tidsplan (Gantt Charts) Ressourcer Risici
Hvad er trepunkts-estimering?
En estimering af, hvor lang tid projektet tager. Beregnes ud fra en formel, som angiver konfidensniveau og standardafvigelse. De tre punkter er: a = Det optimistiske - hvis alt går godt m = Realistiske estimat - hvis alt går som forventet b = Pessimistiske - hvis alt går galt
Hvad bruges netværksdiagrammet til?
Laves i rækkefølge venstre mod højre - vi kan ikke gå videre med projektet, før produktet er designet. Lyserøde: kritisk vej: hurtigste vej, som vi kan komme igennem projektet på (OBS: længste vej, men med estimeret tid, vil projektet tidligst være færdigt her). Hvis man skal reducere tiden i projektet, skal man forkorte den kritiske vej.
Hvad bruges Gantt Chartet til?
Estimere tid og bruges osm tidsplan over projektet.
hvordan estimeres ressourcer?
Når arbejdspakkerne er planlagt (Gant Chartt, Netværksdiagram) kan ressourcebehovet fastlås.
Projektlederen kan anmode sponsor om flere ressourcer for at reducere gennemførselstiden
Ressourcerne vil påvirke både projektets omkostniger og tid.
Lederen skal balancere mellem trade-offs (Scope, omkostninger, tid)
hvilke 4 steps er der i risikostyring?
Identificér risiko
Vurdér risiko
Planlægning håndtering af risici ved at lave en “Watchlist” med triggers og en plan for, hvordan risici skal håndteres, hvis de indtræder
Monitér og kontrollér risici
Hvordan kan risiko vurderes?
Ved hjælp at en matrice
- vurdér hver risikos konsekvens for projektet, hvis den indtræder - impact
- Vurdér sandsynligheden for at risikoen indtræder - likelihood.
Hvordan kan risiko håndteres?
Reducér risici
Eliminér risici
Overfør risici
Acceptér risici
Forklar delene i projektudførelsen
Projektarbejdet udføres
Overvåg:
- omkostninger
- tid
- ressourcer
- risici
Lede projektgruppens medlemmer
Følge udvikling i projektet
Udføre kvalitetskontrol
Kommunikere med interessenter (og tilpasse til dem)
Kan trackes ved hjælp af Gantt chartet
Hvad er vigtigt ved projektafslutning?
Overdrage projekt sammen med dokumentation (brugervejleding evt) og uddannelse.
Frigøre ressourcer til andre projekter
Evaluering - succes’er og fejl.
Hvad er lært, som kan gavne i fremtidige projekter?
hvad består projektgruppen af og hvad er dets formål?
Består af de personer, som skal udføre projektet og samarbejde om det.
Når teams fejler, er det ofte fordi medlemmerne ikke forstår, hvad der skal til for at gøre det effektivt.
Teamwork bør:
- Definere teamets mål
- Definere hvert teammedlems rolle i at nå målet
- Danne normer for adfærd og belønning
Projektlederen bør sikre anvendelse af medlemmernes kompetencer, viden, erfaring og evner.
Videns- og erfaringsdeling i gruppen er vigtigt for effektiv gruppe.
