1. Grundlagen Flashcards
Definition von Geschäftsprozessmanagement?
=: Menge von Aktivitäten in ihrer inhaltlichen und zeitlichen Abhängigkeit, verknüpft über auslösende/erzeugte Ereignisse, für die ein oder mehrere unterschiedliche Inputs benötigt werden und die für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugen.
Definition von Prozess?
=: Abfolge von Aktivitäten.
Definition von Geschäftsprozess?
=: Prozesse innerhalb eines Unternehmens.
Definition von Workflow?
=: Durch IT-Systeme ausgeführter Prozess.
Definition von Prozessmanagement? (nach Gadatsch)
=: Zentraler Bestandteil eines integrierten Konzepts für das Geschäftsprozess- und Workflow-Management. Es dient dem Abgleich mit der Unternehmensstrategie, der organisatorischen Gestaltung von Prozessen sowie deren technischer Umsetzung mit geeigneten Kommunikations- und Informationssystemen.
Was könnten mögliche Herausforderungen sein?
- Preis
- Produktqualität
- Kunde
Nenne die verschiedenen Prozessmanagementebenen und definiere sie etwas.
- Strategische Ebene: Strategieentwicklung
- Fachlich-konzeptionelle Ebene: Prozessmanagement (Prozessabgrenzung, -modellierung & -führung)
- Operative Ebene: Workflowmanagement (Workflowmodellierung & -ausführung + Prozessmodellierung)
+ (ganz unten) Anwendungssystemgestaltung
+ Organisationsgestaltung
Wer ist bei den verschiedenen Ebenen verantwortlich für die Prozessausführung (Tagesgeschäft) und Prozessveränderung (Projekte)?
- Startegische Ebene:
-> Tagesgeschäft: CPO
-> Projekte: Strategieberater - Fachlich-konzeptionelle Ebene:
-> Tagesgeschäft: Process Owner
-> Projekte: Projektleiter, Prozessberater & Prozessmodellierer - Operative Ebene:
-> Tagesgeschäft: Prozessmitarbeiter
-> Projekte: Workflowmodellierer & Software-Entwickler
Nenne die relativ selten umgesetzten Rollen (7 Stück) (~> 20% Umsetzung)
- CPO: Chief Process Officer
- Prozessdokumentation: Identifikation und Beschreibung relevanter Geschäftsprozesse
- Prozessanalyse: Betriebswirtschaftliche Schwachstellenanalyse & Simulation der Geschäftsprozesse
- Prozessoptimierung : Identifikation, Definition, Einleitung & Überwachung von Prozessverbesserungen
- Prozessmonitoring: laufende Analyse der Prozesskennzahlen im Hinblick auf die Erreichung der Prozessziele
- Prozessorganisation: Entwurf und Implementierung, Übertragung Prozessverantwortung an Process Owner
- Prozessunterstützung: Auswahl & Einführung von Methoden & Werkzeugen, Sicherstellung von prozessorientierten IT-Systemen
Nenne die relativ häufig umgesetzten Rollen (2 Stück) (~> 80%)
- Process Owner: Prozessverantwortliche/Prozessmanager
-> verantwortlich für laufende Steuerung & Optimierung der einzelnen Geschäftsprozesse
-> Prozessziele festlegen & Einhaltung überwachen
-> Prozessmitarbeiter führen, disponieren & steuern
-> Vertretung des Geschäftsprozesses ggü. Dritten (z.B. in Projekten) - Prozessmitarbeiter
-> Prozessexperten für Teilschritte im Prozess / zusammenhängende Prozessketten
-> Verantwortlich für Aufgabendurchführung im Teilgeschäft (z.B. Kundenaufträge bearbeiten, Reklamation abwickeln)
Nenne die drei verschiedenen organisatorischen Einbettungen des Prozessmanagements.
- Prozessorganisation
- Stabsstelle in Funktionalorganisation
- Matrixorganisation mit Mehrfachunterstellung
Welche Probleme können bei traditionell funktionalen Organisationen auftauchen?
- Übergreifende Kommunikation nur noch über Berichtswesen
- Kamineffekt: Übergreifende Probleme werden zur Unterhaltungsleitung hochgezogen
- Informationssilos
Welche drei Geschäftsprozessarten gibt es?
- Steuerungsprozesse: integrative Zusammenspiel der Gesamtheit der Geschäftsprozesse + bilden die unternehmerische Klammer über leistungserstellende und unterstützende Prozesse
- Kerngeschäftsprozesse: Geschäftsprozesse mit hohem Wertschöpfungsanteil → wettbewerbskritisch + bilden den Leistungserstellungsprozess vom Kundenwunsch bis Auslieferung
- Unterstützungsprozesse: Geschäftsprozesse mit niedrigem bis keinem Wertschöpfungsanteil → nicht wettbewerbskritisch (Bspw. Finanzbuchhaltung)
Welche drei Prozesse gibt es in funktionsorientierten Prozessen?
- Produktenwicklungsprozess
- Auftragsabwicklungsprozess
- Reklamations- und Service-Prozess
Welche drei Prozesse gibt es in funktionsorientierten Prozessen?
- Steuerungsprozesse (Führungsprozesse)
- Kerngeschäftsprozesse (Primärprozesse)
- Unterstützungsgeschäftsprozesse (Querschnittsprozesse)
Was genau passiert bei Business Reengineering?
-> Radikaler Ansatz zur Prozessorientierung im Unternehmen
- von Geschäftsstrategie werden wesentliche Kernprozesse abgeleitet
- Kernprozesse bilden neuen Mittelpunkt der prozessorientierten Organisation
- ergänzend zu Führungsprozesse + Querschnittsprozesse
Welche Schritte beinhaltet die Geschäftsprozessoptimierung (nach Seidlmeier)?
- Projektvorbereitung
- Ist-Aufnahme
- Prozessanalyse
- Soll-Konzeption
- Ergebnispräsentation
Nenne für die folgenden Optimierungsfehler jeweils ein Beispiel-Lösungsansatz:
1. Weglassen
2. Auslagern
3. Zusammenfassen
4. Parallelisieren
5. Verlagern
6. Beschleunigen
7. Ergänzen
- Weglassen -> Abschaffen von Medienbrüchen
- Auslagern -> “Vorfeld”-Aktivitäten verstärken
- Zusammenfassen -> Zusammenlegung von Aktivitäten
- Parallelisieren -> Erhöhung der Arbeitsteilung
- Verlagern -> frühere Beginn von bisher nachgelagerten Aktivitäten
- Beschleunigen -> Vermeidung von Warte- und Liegezeiten
- Ergänzen -> Hinzufügen von Prozess-Schritten, Teilprozessen
Business Reengineering vs. Geschäftsprozessoptimierung:
Beschreibe die Wirkung auf die existierende Organisation.
Business Reengineering: tiefgreifende Veränderung - Ersatz der alten Organisation; völlige Neukonzeption
Geschäftsprozessoptimierung: Verbesserung der bestehenden Organisation
Business Reengineering vs. Geschäftsprozessoptimierung:
Beschreibe die Veränderung auf die Organisation.
Business Reengineering: Quantensprünge des Wandels, d.h. radikale Veränderung
Geschäftsprozessoptimierung: Organisationsentwicklung auch in kleinen Schritten - moderate Veränderung
Business Reengineering vs. Geschäftsprozessoptimierung:
Beschreibe die Methode der Prozessbeschreibung.
Business Reengineering: Prozessverstehen d.h. Verzicht auf Details
Geschäftsprozessoptimierung: Prozessanalyse durch formale, detaillierte Beschreibung
