Klassisches Projektmanagment Flashcards
Was sind die Bestandteile des Magischen Projektmanagment Dreiecks und Vierecks?
Magisches Dreieck:
- Zeit (Dauer der Projektdurchführung)
- Kosten (Budget des Projekts)
- Qualität/Leistung (Anforderungen und Ergebnisumfang)
Magisches Viereck:
Das magische Dreieck wird um eine vierte Dimension erweitert, z. B.:
- Risiken (Unsicherheiten, die das Projekt beeinflussen können) oder
- Kundenzufriedenheit (Erfüllung der Stakeholder-Erwartungen).
Beide Modelle verdeutlichen die Zielkonflikte zwischen den Dimensionen und helfen, Prioritäten und Kompromisse zu setzen.
Erkläre die Unterschiede zwischen klassischem Projektmanagment und agilem Projektmanagment in Bezug auf die Struktur und Darstellung des Projektauftrags.
Klassisch
- Struktur (formell)
- Schriftlich
- Projektgegenstand im Mittelpunkt
Agil
- Struktur (flexibler, oft visuell Dargestellt)
- plastisch/anschaulich
- Zusammenarbeit und visuelle Kommunikation im Mittelpunkt
In wiefern unterscheidet sich ein Projektteam beim klassischen Projektmanagment vom agilen Projektmanagment in Bezug auf Erscheinungsform und Befugnissen?
Klassisch: hierarchisch
- Klare Rollenverteilung
- Projektleiter als zentrale Entscheidungsinstanz
- Top-Down Organisation
- Kommunikation erfolgt hauptsächlich über Meetings und Berichten
Agil: T-shaped
- MA aus verschiedenen Bereichen arbeiten zusammen an flexibelen Aufgaben
- kein klassischer Projektleiter
- Stattdessen Scrum Master oder Product Owner, jedoch ohne autoritär zu handeln
- Kommunikation erfolgt durch daily-standups und Team organisiert sich eingenverantwortlich
Welche potentiellen Projektkonflikte und -Probleme können im Projektmanagment vorkommen?
Unpräzise und unvollständige Projektziele ( Ziel- und Interessenkonflikte)
- nicht meß- und prüfbare Vorhaben
Ungenaue Projektplanung (Ressourcen- und Terminkonflikte)
- unrealistische Termin- und Kostenplanung
Unklare Projektorganisation
(Zuständigkeitskonflikt)
- Frustration in Projekt und Linie
Erläutern Sie die vier Phasen des Durchführungsprinzips der formalen Beauftragung im klassischen Projektmanagement und beschreiben Sie, wie diese das Projekt strukturell absichern.
Auftrag:
- Das Projekt erhält eine formale Beauftragung, die festlegt, was erreicht werden soll.
Aktivität:
- Das Team arbeitet an den Aufgaben und setzt die Aktivitäten um, die notwendig sind, um das Projektziel zu erreichen.
Ergebnis:
- Die Aktivitäten führen zu konkreten Ergebnissen, die geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen.
Abnahme:
- Das Ergebnis wird vom Auftraggeber oder einer zuständigen Stelle abgenommen, um zu bestätigen, dass das Ziel erreicht wurde.
Nenne alle zentrale Projektparameter, die in der formalen Beauftragung eines Projekts festgelegt werden müssen.
Zentrale Parameter sind:
- Auftraggeber und Geldgeber
- Projektbezeichnung
- Projektbegründung
- Ziele und erwarteter Nutzen
- Projektorganisation
- Projektverlauf und Projektaufgaben
- erforderliche Fremdleistungen
- Auswirkungen auf andere Bereiche
- Geschätzte Kosten und Endtermin
Nenne und erläutere die wesentlichen Bestandteile einer groben Projektdefinition (Statement of Work) im klassischen Projektmanagement.
Projektmotivation, Vision, Big Picture
- Erläutert, warum das Projekt durchgeführt wird und welche Herausforderungen es lösen soll.
Projektziele
- Legt fest, welche Anforderungen (Zeit, Ressourcen, Qualität) erfüllt werden müssen, damit das Projekt als erfolgreich gilt.
Produkte und Produktergebnisse
- Beschreibt die konkreten Ergebnisse und Produkte des Projekts, oft mit Verweisen auf Anforderungsdokumente.
Projektstrategie
- Beschreibt das Vorgehen zum Projekterfolg, inklusive Meilensteinen, grobem Zeitplan und Budgetplanung.
Stakeholder
- Eine Analyse der betroffenen Personen oder Gruppen, die ein Interesse am Projekt haben.
Projektorganisation und Projektteam
Definiert die Teamstruktur, Rollen und Arbeitspakete, um die Zusammenarbeit zu fördern.
Mitwirkungspflicht des Auftraggebers
Beschreibt die notwendigen Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers und klärt Annahmen, Chancen und Risiken.
Konkretisieren Sie die verschiedenen Zielerreichungsgrade hinsichtlich der Qualität und erläutern Sie außerdem noch, was besonders zu beachten ist?
Zielerreichungsgrade hinsichtlich der Qualität:
Inhaltliche, sachliche, funktionale Ziele
- Fokus auf die Eigenschaften von Produkt und Dienstleistung.
Operative Ziele
- Beschleunigung, Aufwandsreduktion, sowie Verbesserung der Qualität und Sicherheit.
Dispositive Ziele
- Verbesserung der Entscheidungsunterstützung, besseren Einsatzsteuerung und Erfolgskontrolle.
Strategische Ziele
- Fokus auf Verbesserung der Bewertungsfähigkeit der Unternehmensleistung (Schlüsselkennzahlen, Gesamtsituation).
- Verbesserung der Wettbewerbssituation und der Kundenzufriedenheit.
Wichtige Punkte:
- Dokumentation der Zielerreichung und Kontrollmethoden.
- KO-Kriterien: Kriterien, die unbedingt erfüllt werden müssen.
- Nebenbedingungen: Weitere Faktoren, die bei der Zielerreichung berücksichtigt werden müssen.
Was versteht man, wenn man in einem Projekt von Onboarding spricht und wie läuft der Qualifikationsprozess ab?
- Prozess bei dem neue MA ins Unternehmen oder ein Team integriert werden (fachliche Einarbeitung und soziale Integration)
- Qualifikationsprozesse
1. Erstinformation, Vorstellung
1. Profilvergleich zwischen Stelle und Bewerber
1. dementsprechender Schulung von fehlenden Skills
1. Integrationsfortschritte aus mehreren Perspektiven beurteilen
Welche Punkte muss man vorher abwägen, bevor man ein Projekt initiiert?
Passt das Projekt zur langfristigen Vision des Unternehmens?
- passt es in eine Strategie, mit dem die Vision erreicht werden kann
- erfüllt es ein oder mehre Ziele einer Strategie des Unternehmens?
- Stehen abschätzbarer Aufwand und Ertrag des Projektes in vertretbarem Verhältnis?
Wenn ja,….
- weiter zu konkretesierung
Wie verläuft die erste grobe Aufwandschätzung in einem Projekt?
Schätzung des Aufwands ist in der Regel sehr früh oft vor Projektbeginn erforderlich
- im Projektverlauf kontinuierlich zu aktualisieren
- Nach Abschluss: Vergleich der Plan-Ist Aufwände
Wie werden die Kosten zur Durchführung des Projektes eingeschätzt?
Erste Einschätzung der Kosten zur Durchführung des Projektes aus wirtschaftlicher Sicht
- Basis für Zeit- und Ressourcenplanung (z.B Mitarbeiter, Materialien, Zeit die ein Projekt benötigt)
- Probleme durch Moving Targets (ständig veränderte Ziele und Anforderungen)
Was sind die zwei Prinzipien der Aufwandschätzung im Projektmanagement?
Prinzip 1: Aufwandschätzung mit 2 Perspektiven
Vorwärtsperspektive:
- Schätzung, wie lange es dauert, die Zielvorstellung des Auftraggebers zu erreichen. Es wird überlegt, welche Schritte notwendig sind und wie viel Zeit insgesamt benötigt wird (chronologisch von Anfang bis Ende).
Rückwärtsperspektive:
- Berechnung, wie viele Mitarbeiter in Vollzeit nötig sind, um das Projektziel in der geplanten Zeit zu erreichen.
Prinzip 2: Unsicherheit berücksichtigen
- Berücksichtigung von Unsicherheiten und Risiken bei der Schätzung, um realistischere Planungen zu ermöglichen.
Wieso ist die Expertenschätzung bei der groben Aufwandschätzung weit verbreitet?
Die Expertenschätzung ist weit verbreitet, da sie….
- Schnell
- Geringer Aufwand
- Recht genau
ist.
Insbesondere die Kombination (top-down und bottom-up) hat sich bewährt.
Welche Ziele und Aufgaben hat die Risikoanalyse in einem Projekt, und warum ist das frühzeitige Erkennen von Risiken wichtig? Nenne auch die Arten von Maßnahmen, die zur Sicherung des Projekterfolgs eingeplant werden.
Ziel der Risikoanalyse:
- Risiken erkennen und analysieren, die die Zielerreichung gefährden könnten.
Wichtigkeit der Vorab-Beschreibung von Risikofaktoren:
- Hilft, spätere Konflikte zu vermeiden, indem potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert werden.
Vorteil des frühzeitigen Erkennens:
- Ermöglicht spätere, effektive und kurzfristige Maßnahmen, um Störungen zu mindern oder ihnen auszuweichen.
Maßnahmen zur Risikovermeidung:
- Präventive, mindernde und begleitende Maßnahmen werden eingeplant, um Risiken zu verhindern, zu reduzieren oder zu überwachen und so den Projekterfolg abzusichern.
