Klassisches Projektmanagment Flashcards
Was sind die Bestandteile des Magischen Projektmanagment Dreiecks und Vierecks?
Magisches Dreieck
- Kosten
- Zeit
- Def. geplantes Ergebnis
Magisches Viereck
- Qualität
- Quantität
- Kosten
- Zeit
Erkläre die Unterschiede zwischen klassischem Projektmanagment und agilem Projektmanagment in Bezug auf die Struktur und Darstellung des Projektauftrags.
Klassisch
- Struktur (formell)
- Schriftlich
- Projektgegenstand im Mittelpunkt
Agil
- Struktur (flexibler, oft visuell Dargestellt)
- plastisch/anschaulich
- Zusammenarbeit und visuelle Kommunikation im Mittelpunkt
In wiefern unterscheidet sich ein Projektteam beim klassischen Projektmanagment vom agilen Projektmanagment in Bezug auf Erscheinungsform und Befugnissen?
Klassisch: hierarchisch
- Klare Rollenverteilung
- Projektleiter als zentrale Entscheidungsinstanz
- Top-Down Organisation
- Kommunikation erfolgt hauptsächlich über Meetings und Berichten
Agil: T-shaped
- MA aus verschiedenen Bereichen arbeiten zusammen an flexibelen Aufgaben
- kein klassischer Projektleiter
- Stattdessen Scrum Master oder Product Owner, jedoch ohne autoritär zu handeln
- Kommunikation erfolgt durch daily-standups und Team organisiert sich eingenverantwortlich
Welche potentiellen Projektkonflikte und -Probleme können im Projektmanagment vorkommen?
Unpräzise und unvollständige Projektziele ( Ziel- und Interessenkonflikte)
- nicht meß- und prüfbare Vorhaben
Ungenaue Projektplanung (Ressourcen- und Terminkonflikte)
- unrealistische Termin- und Kostenplanung
Unklare Projektorganisation
(Zuständigkeitskonflikt)
- Frustration in Projekt und Linie
Erläutern Sie die vier Phasen des Durchführungsprinzips der formalen Beauftragung im klassischen Projektmanagement und beschreiben Sie, wie diese das Projekt strukturell absichern.
Auftrag: Das Projekt erhält eine formale Beauftragung, die festlegt, was erreicht werden soll.
Aktivität: Das Team arbeitet an den Aufgaben und setzt die Aktivitäten um, die notwendig sind, um das Projektziel zu erreichen.
**Ergebnis: **Die Aktivitäten führen zu konkreten Ergebnissen, die geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen.
Abnahme: Das Ergebnis wird vom Auftraggeber oder einer zuständigen Stelle abgenommen, um zu bestätigen, dass das Ziel erreicht wurde.
Auf welche inhaltliche Anforderungen basiert die Formale Beauftragung?
- Strategiebeitragsabschätzung
- Lastenhefte
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung funktionaler Machbarkeitsanalyse
Diese Elemente helfen, die Sinnhaftigkeit und Machbarkeit des Projekts sicherzustellen.
Nenne alle zentrale Projektparameter, die in der formalen Beauftragung eines Projekts festgelegt werden müssen.
- Auftraggeber und Geldgeber
- Projektbezeichnung
- Projektbegründung
- Ziele und erwarteter Nutzen
-Projektorganisation - Projektverlauf und Projektaufgaben
- erforderliche Fremdleistungen
- Auswirkungen auf andere Bereiche
- Geschätzte Kosten und Endtermin
Nenne und erläutere die wesentlichen Bestandteile einer groben Projektdefinition (Statement of Work) im klassischen Projektmanagement.
Projektmotivation, Projektvision, Big Picture
- beschreibt warum das Projekt durchgeführt wird und welche Herausforderungen damit gemeistert werden
Projektziele
- legt fest, welche Anforderungen in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Qualität erfüllt werden müssen, damit das Projekt als erfolgreich gilt
Produkte und Produktergebnisse
- beschreibt, welche konkreten Ergebnisse und Produkte das Projekt liefern soll
- Es gibt oft eine kurze Beschreibung und eine Liste der Hauptbestandteile, inklusive Verweisen auf bestehende Anforderungsbeschreibungen
Projektstrategie
- beschreibt das Vorgehen, das zum Projekterfolg führen soll
- Sie enthält wesentliche Meilensteine, einen groben Zeitplan und eine Budgetplanung
Stakeholder
- Eine Stakeholder-Analyse ist wichtig, um die beteiligten und betroffenen Personen oder Gruppen zu identifizieren, die ein Interesse am Projekt haben
**
Projektorganisation und Projektteam**
- Die Organisation beschreibt das Projektteam und deren Rollen sowie die Struktur des Teams
- Dies umfasst das Organigramm und die Zuordnung der Arbeitspakete, was die Zusammenarbeit innerhalb des Projekts fördert.
Mitwirkungspflicht des Auftraggebers
- Oft sind bestimmte Mitwirkungspflichten des Auftraggebers notwendig, um das Projekt erfolgreich durchzuführen
- Hier wird definiert, in welchem Umfang und wie intensiv die Zusammenarbeit des Auftraggebers erforderlich ist, und welche Annahmen getroffen wurden
- Auch Chancen und Risiken werden hier benannt.
Konkretisieren Sie die verschiedenen Zielerreichungsgrade hinsichtlich der Qualität und erläutern Sie außerdem noch, was besonders zu beachten ist?
Inhaltliche, sachliche, funktionale Ziele
- Eigenschaften von Produkt- und Dienstleistung
Operative Ziele
- Beschleunigung, Aufwandsreduktion, Qualitäts- und Sicherheitsverbesserungen
Dispositive Ziele
- Entscheidungsunterstützung, bessere Einsatzsteuerung und Erfolgskontrolle
Strategischen Ziele
- bessere Bewertungsfähigkeit Unternehmensleistung:
– Gesamtsituation und -Schlüsselkennzahlen
– verbesserung Wettbewerbssitiuation
- höhere Kundenzufriedenheit
Besonders wichtig:
- dokumentieren, wie Zielerreichung kontrolliert werden kann
- Gibt es KO-Kriterien d.h Kriterien, die unbedingt eingehalten werden müssen
- Gibt es Nebenbedingungen d.h weitere Faktoren, die bei der Zielerreichung eine Rolle spielen
Was versteht man, wenn man in einem Projekt von Onboarding spricht und wie läuft der Qualifikationsprozess ab?
- Prozess bei dem neue MA ins Unternehmen oder ein Team integriert werden (fachliche Einarbeitung und soziale Integration)
- Qualifikationsprozesse
1. Erstinformation, Vorstellung
1. Profilvergleich zwischen Stelle und Bewerber
1. dementsprechender Schulung von fehlenden Skills
1. Integrationsfortschritte aus mehreren Perspektiven beurteilen
Welche Punkte muss man vorher abwägen, bevor man ein Projekt initiiert?
Passt das Projekt zur langfristigen Vision des Unternehmens?
- passt es in eine Strategie, mit dem die Vision erreicht werden kann
- erfüllt es ein oder mehre Ziele einer Strategie des Unternehmens?
- Stehen abschätzbarer Aufwand und Ertrag des Projektes in vertretbarem Verhältnis?
Wenn ja,….
- weiter zu konkretesierung -> Projektumfang: durch die zu unterstützenden Geschäftsprozesse und Abgrenzung zu den nicht zu unterstützenden Geschäftsprozessen
Wie verläuft die erste grobe Aufwandschätzung in einem Projekt?
Schätzung des Aufwands ist in der Regel sehr früh oft vor Projektbeginn erforderlich
* im Projektverlauf kontinuierlich zu aktualisieren
* Nach Abschluss: Vergleich der Plan-Ist Aufwände
Wie werden die Kosten zur Durchführung des Projektes eingeschätzt?
Erste Einschätzung der Kosten zur Durchführung des Projektes aus wirtschaftlicher Sicht
* Basis für Zeit- und Ressourcenplanung (z.B Mitarbeiter, Materialien, Zeit die ein Projekt benötigt)
* Probleme durch Moving Targets (ständig veränderte Ziele und Anforderungen)
Was sind die zwei Prinzipien der Aufwandschätzung im Projektmanagement?
**Prinzip 1: **
Aufwandschätzung mit 2 Perspektiven:
** Vorwärtsperspektive: **
Hier wird geschätzt, wie lange es dauert, die Zielvorstellung des Auftraggebers zu erreichen. Das bedeutet, man überlegt, welche Schritte notwendig sind, um das Projektziel zu erreichen, und wie viel Zeit dafür insgesamt benötigt wird. Die Schätzung erfolgt also in chronologischer Reihenfolge von Anfang bis Ende des Projekts.
Rückwärtsperspektive:
Im Anschluss an die Zeitabschätzung wird geprüft, wie viele Mitarbeiter dafür in Vollzeit benötigt werden, um das Projektziel in der vorgegebenen Zeit zu erreichen. Hierbei wird der Personalbedarf berechnet, der nötig ist, um die geplante Dauer und den Arbeitsumfang umzusetzen.
Prinzip 2:
Unsicherheit explizit Berücksichtigung
Dieses Prinzip geht davon aus, dass im Projekt oft Unsicherheiten und Unwägbarkeiten vorhanden sind. Daher wird die Schätzung bewusst so gestaltet, dass sie Unsicherheiten und Risiken explizit mit einbezieht.
Wieso ist die Expertenschätzung bei der groben Aufwandschätzung weit verbreitet?
Die Expertenschätzung ist weit verbreitet, da sie….
* Schnell
* Geringer Aufwand
* Recht genau
ist.
Insbesondere die Kombination (top-down und bottom-up) hat sich bewährt.
Welche Ziele und Aufgaben hat die Risikoanalyse in einem Projekt, und warum ist das frühzeitige Erkennen von Risiken wichtig? Nenne auch die Arten von Maßnahmen, die zur Sicherung des Projekterfolgs eingeplant werden.
Ziel der Risikoanalyse:
* Risiken erkennen und analysieren, die die Zielerreichung gefährden könnten.
Wichtigkeit der Vorab-Beschreibung von Risikofaktoren:
* Hilft, spätere Konflikte zu vermeiden, indem potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert werden.
Vorteil des frühzeitigen Erkennens:
* Ermöglicht spätere, effektive und kurzfristige Maßnahmen, um Störungen zu mindern oder ihnen auszuweichen.
Maßnahmen zur Risikovermeidung:
* Präventive, mindernde und begleitende Maßnahmen werden eingeplant, um Risiken zu verhindern, zu reduzieren oder zu überwachen und so den Projekterfolg abzusichern.
