Klassisches Projektmanagment Flashcards
Was sind die Bestandteile des Magischen Projektmanagment Dreiecks und Vierecks?
Magisches Dreieck:
- Zeit (Dauer der Projektdurchführung)
- Kosten (Budget des Projekts)
- Qualität/Leistung (Anforderungen und Ergebnisumfang)
Magisches Viereck:
Das magische Dreieck wird um eine vierte Dimension erweitert, z. B.:
- Risiken (Unsicherheiten, die das Projekt beeinflussen können) oder
- Kundenzufriedenheit (Erfüllung der Stakeholder-Erwartungen).
Beide Modelle verdeutlichen die Zielkonflikte zwischen den Dimensionen und helfen, Prioritäten und Kompromisse zu setzen.
Erkläre die Unterschiede zwischen klassischem Projektmanagment und agilem Projektmanagment in Bezug auf die Struktur und Darstellung des Projektauftrags.
Klassisch
- Struktur (formell)
- Schriftlich
- Projektgegenstand im Mittelpunkt
Agil
- Struktur (flexibler, oft visuell Dargestellt)
- plastisch/anschaulich
- Zusammenarbeit und visuelle Kommunikation im Mittelpunkt
Welche potentiellen Projektkonflikte und -Probleme können im Projektmanagment vorkommen?
Unpräzise und unvollständige Projektziele ( Ziel- und Interessenkonflikte)
- nicht meß- und prüfbare Vorhaben
Ungenaue Projektplanung (Ressourcen- und Terminkonflikte)
- unrealistische Termin- und Kostenplanung
Unklare Projektorganisation
(Zuständigkeitskonflikt)
- Frustration in Projekt und Linie
Erläutern Sie die vier Phasen des Durchführungsprinzips der formalen Beauftragung im klassischen Projektmanagement und beschreiben Sie, wie diese das Projekt strukturell absichern.
Auftrag:
- Das Projekt erhält eine formale Beauftragung, die festlegt, was erreicht werden soll.
Aktivität:
- Das Team arbeitet an den Aufgaben und setzt die Aktivitäten um, die notwendig sind, um das Projektziel zu erreichen.
Ergebnis:
- Die Aktivitäten führen zu konkreten Ergebnissen, die geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen.
Abnahme:
- Das Ergebnis wird vom Auftraggeber oder einer zuständigen Stelle abgenommen, um zu bestätigen, dass das Ziel erreicht wurde.
Nenne alle zentrale Projektparameter, die in der formalen Beauftragung eines Projekts festgelegt werden müssen.
Zentrale Parameter sind:
- Auftraggeber und Geldgeber
- Projektbezeichnung
- Projektbegründung
- Ziele und erwarteter Nutzen
- Projektorganisation
- Projektverlauf und Projektaufgaben
- erforderliche Fremdleistungen
- Auswirkungen auf andere Bereiche
- Geschätzte Kosten und Endtermin
Nenne und erläutere die wesentlichen Bestandteile einer groben Projektdefinition (Statement of Work) im klassischen Projektmanagement.
Projektmotivation, Vision, Big Picture
- Erläutert, warum das Projekt durchgeführt wird und welche Herausforderungen es lösen soll.
Projektziele
- Legt fest, welche Anforderungen (Zeit, Ressourcen, Qualität) erfüllt werden müssen, damit das Projekt als erfolgreich gilt.
Produkte und Produktergebnisse
- Beschreibt die konkreten Ergebnisse und Produkte des Projekts, oft mit Verweisen auf Anforderungsdokumente.
Projektstrategie
- Beschreibt das Vorgehen zum Projekterfolg, inklusive Meilensteinen, grobem Zeitplan und Budgetplanung.
Stakeholder
- Eine Analyse der betroffenen Personen oder Gruppen, die ein Interesse am Projekt haben.
Projektorganisation und Projektteam
Definiert die Teamstruktur, Rollen und Arbeitspakete, um die Zusammenarbeit zu fördern.
Mitwirkungspflicht des Auftraggebers
Beschreibt die notwendigen Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers und klärt Annahmen, Chancen und Risiken.
Konkretisieren Sie die verschiedenen Zielerreichungsgrade hinsichtlich der Qualität und erläutern Sie außerdem noch, was besonders zu beachten ist?
Zielerreichungsgrade hinsichtlich der Qualität:
Inhaltliche, sachliche, funktionale Ziele
- Fokus auf die Eigenschaften von Produkt und Dienstleistung.
Operative Ziele
- Beschleunigung, Aufwandsreduktion, sowie Verbesserung der Qualität und Sicherheit.
Dispositive Ziele
- Verbesserung der Entscheidungsunterstützung, besseren Einsatzsteuerung und Erfolgskontrolle.
Strategische Ziele
- Fokus auf Verbesserung der Bewertungsfähigkeit der Unternehmensleistung (Schlüsselkennzahlen, Gesamtsituation).
- Verbesserung der Wettbewerbssituation und der Kundenzufriedenheit.
Wichtige Punkte:
- Dokumentation der Zielerreichung und Kontrollmethoden.
- KO-Kriterien: Kriterien, die unbedingt erfüllt werden müssen.
- Nebenbedingungen: Weitere Faktoren, die bei der Zielerreichung berücksichtigt werden müssen.
Welche Punkte muss man vorher abwägen, bevor man ein Projekt initiiert?
Passt das Projekt zur langfristigen Vision des Unternehmens?
- passt es in eine Strategie, mit dem die Vision erreicht werden kann
- erfüllt es ein oder mehre Ziele einer Strategie des Unternehmens?
- Stehen abschätzbarer Aufwand und Ertrag des Projektes in vertretbarem Verhältnis?
Wenn ja,….
- weiter zu konkretesierung
Welche Ziele und Aufgaben hat die Risikoanalyse in einem Projekt?
Ziel der Risikoanalyse:
- Risiken erkennen und analysieren, die die Zielerreichung gefährden könnten.
Wichtigkeit der Vorab-Beschreibung von Risikofaktoren:
- Hilft, spätere Konflikte zu vermeiden, indem potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert werden.
Vorteil des frühzeitigen Erkennens:
- Ermöglicht spätere, effektive und kurzfristige Maßnahmen, um Störungen zu mindern oder ihnen auszuweichen.
Maßnahmen zur Risikovermeidung:
- Präventive, mindernde und begleitende Maßnahmen werden eingeplant, um Risiken zu verhindern, zu reduzieren oder zu überwachen und so den Projekterfolg abzusichern.
Was sind Kernaufgaben des Risikomanagments?
Risikoentdeckung und Dokumentation:
- Identifiziere Risiken mit passenden Methoden.
- Erstelle eine Liste der Hauptgefahren, nummeriere und benenne sie, bestimme Eintrittsindikatoren.
Auswirkungsanalyse und Maßnahmenplanung:
- Bestimme Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeit jedes Risikos.
- Entwickle Vorabmaßnahmen und lege konkrete Minderungsstrategien fest.
- Dokumentiere alle Risiken und Maßnahmen.
Delegation kritischer Risiken:
- Gefährliche Risiken als „Spielverderber“ kennzeichnen und auf höhere Entscheidungsebene bringen.
Zeitschätzung und Risikoanpassung:
- Plane zunächst ohne Risiken.
- Schätze dann die Auswirkungen von Risiken auf Zeit und Budget und berücksichtige Unsicherheiten.
Risikoliste und Überwachung:
- Beobachte kontinuierlich die Risikoliste auf neue oder entfallene Risiken.
Laufende Risikoüberwachung:
- Achte während des Projekts auf neue Risiken und reagiere darauf.
Warum ist eine Projektdokumentation wichtig und welche Arten von Dokumentationen gibt es?
Die Projektdokumentation sind wichtig, da…:
- alle Projektbeteiligten schnellen und sicheren Zugriff auf Informationen haben
- Dokumentationsstil vereinheitlicht wird
- Transparenz und Vergleichbarkeit der Informationen geschaffen wird
Arten der Projektdokumentationen:
Projekttagebuch/Logbuch/Handbuch:
- Aufzeichnung aller wichtigen Ereignisse im Projektverlauf.
- Erleichtert Nachvollziehbarkeit und Absicherung, unterstützt die Übernahme der Projektleitung.
Projektordner:
- Ablage aller Projektmanagement-Aktivitäten und -Ergebnisse.
- Sichere und Nachvollziehbare Projektleitung, Erfahrungstransfer, Lernen für zuküftige Projekte und hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Projektablage:
- Plattform für die Ablage und den Austausch
- Ermöglicht sichere Speicherung (papier- oder elektronisch).
Was ist die Bedeutung von Meilensteinen und dem Projektstrukturplan (PSP) in der Projektplanung?
Meilensteine:
- Abschluss jeder Projektphase in klassischen Projekten.
- Definierte Ergebnisse, die vom Empfänger abgenommen werden.
- Dienen als Kontrollpunkte im Projekt.
Projektstrukturplan (PSP):
- Übersicht aller Aufgaben & Liefergegenstände.
Gliederung in:
- Abnehmbare Einzelleistungen.
- Arbeitspakete.
Wird zu Beginn jeder Planungsphase überprüft/detailliert.
Änderungen durch:
- Konfigurationsmanagement.
- Änderungsanträge (Change Requests).
Ziele:
- Klare Struktur & Zuständigkeiten.
- Überwachung & Steuerung des Fortschritts.
Was ist ein Projektstrukturplan (PSP) und welche Rolle spielt er im Projektmanagement? Nenne die Vorteile des PSP für die Projektplanung und -steuerung.
Definition:
- Gliedert das Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben & Arbeitspakete.
- Stellt die Aufgaben hierarchisch dar.
Vorteile:
Überblick behalten:
- Überwachung des Fortschritts & Gesamtüberblick.
Eindeutige Zuständigkeiten:
- Klare Zuordnung von Aufgaben & Verantwortlichkeiten.
Verbesserte Kommunikation:
- Jeder weiß, wer für welches Arbeitspaket zuständig ist.
Ziel:
- Grundlage für Strukturierung, Planung & Steuerung des Projekts.
Was ist ein phasenorientierter Projektstrukturplan (PSP) und wie wird er aufgebaut? Warum ist diese Art der Gliederung im Projektmanagement besonders verbreitet?
Definition:
- Gliedert das Projekt chronologisch nach Phasen.
- Jede Phase enthält die anstehenden Arbeitspakete.
Vorteile:
Klarer Projektfortschritt:
- Häufigste Gliederungsart im Projektmanagement.
- Fortschritt verständlich und übersichtlich darstellbar.
Chronologische Nachverfolgung:
- Arbeitspakete können einfach den Phasen zugeordnet werden.
Ziel:
- Strukturierter Ablauf & transparente Planung des Projekts.
Was ist eine funktionsorientierte Gliederung im Projektstrukturplan (PSP), und wann wird sie eingesetzt? Erkläre, wie sie im Vergleich zur phasenorientierten Gliederung funktioniert.
Definition:
- Gliederung nach Organisationsfunktionen (z. B. Entwicklung, Marketing, Vertrieb).
- Statt Projektphasen stehen Abteilungen/Funktionen im Fokus.
Einsatz:
- Projekte innerhalb oder nahe der Linienorganisation.
- Wenn organisatorische Einheiten klare Aufgaben im Projekt haben.
Vorteil:
- Verknüpft Projektverlauf eng mit der Organisationsstruktur.
