hoofdstuk 2: lean office

Question 1

Wat zijn de uitdagingen bij het implementeren van Lean-principes in een administratieve omgeving in vergelijking met een productieomgeving?

Answer 1

In een kantooromgeving zijn processen vaak minder zichtbaar en bestaan er meer variaties in werkwijzen. Medewerkers kunnen bovendien weerstand bieden tegen standaardisatie, omdat ze hun autonomie verliezen. Verder is het meten van resultaten complexer dan bij fysieke productieprocessen.

Question 2

Hoe kan de Kaizen 5S-aanpak helpen om werkprocessen in een kantooromgeving efficiënter te maken?

Answer 2

De Kaizen 5S-methode helpt bij het organiseren en standaardiseren van werkplekken:

1. Sorteren: Overbodige documenten verwijderen.
2. Schikken: Archieven en werkplekken efficiënt indelen.
3. Schoonmaken: Werkomgeving schoon houden voor betere prestaties.
4. Standaardiseren: Procedures consistent toepassen.
5. Volhouden: Periodieke evaluatie en verbetering.

Bijvoorbeeld: Het invoeren van een digitaal documentbeheersysteem kan verspilling zoals zoekwerk verminderen en informatie sneller beschikbaar maken.

Question 3

Wat is het verschil tussen verspilling in productie en verspilling in een kantooromgeving? Geef drie voorbeelden van verspilling in een kantooromgeving.

Answer 3

Productieverspilling: Fysieke verliezen zoals defecte producten of stilstand van machines.
Kantoorverspilling: Niet-materiële verliezen zoals onnodige communicatie of zoekwerk.

Voorbeelden van kantoorverspilling:
Te veel e-mails verzenden zonder toegevoegde waarde.
Wachten op goedkeuringen of handtekeningen.
Documenten of gegevens die moeilijk vindbaar zijn.

Question 4

Beschrijf de 5S-methode en leg uit hoe deze bijdraagt aan procesverbetering in een kantooromgeving.

Answer 4

5S-methode:

• Sorteren: Overbodige documenten verwijderen.
• Schikken: Duidelijke structuur aanbrengen in archieven.
• Schoonmaken: Werkplekken netjes houden.
• Standaardiseren: Routinematig toepassen van bovenstaande stappen.
• Volhouden: Continu evalueren en verbeteren.

Bijdrage aan procesverbetering:
De methode vermindert verspilling en verhoogt efficiëntie door werkplekken overzichtelijk en georganiseerd te maken. Bijvoorbeeld, een duidelijk gestructureerd digitaal archief bespaart tijd bij het vinden van documenten.