Diversos caso Flashcards
Talento humano, documental, etc
En una ONG dedicada a la conservación ambiental, se ha establecido la necesidad de definir la manera de lograr resultados significativos en la protección de la biodiversidad. El equipo directivo se reúne para planificar las estrategias, actividades, recursos necesarios, talento humano requerido, indicadores de seguimiento y evaluación para cumplir con los objetivos establecidos.
Pregunta:
¿Por qué es importante para la ONG definir de manera clara y detallada la planificación de estrategias, recursos y seguimiento de resultados?
Respuestas:
1. Para aumentar las donaciones de los patrocinadores.
2. Para asegurar que se cumplan los objetivos y metas de conservación ambiental.
3. Para mejorar la reputación de la ONG en la comunidad.
Caso 4: Planificación de Estrategias y Recursos**
Respuesta correcta: 2. Para asegurar que se cumplan los objetivos y metas de conservación ambiental.
Dimensión: Dimensión de Planificación.
Razón: La definición clara y detallada de la planificación de estrategias, recursos y seguimiento de resultados es crucial para garantizar que la ONG cumpla con sus objetivos de conservación ambiental, como lo establece la norma relacionada con MIPG.
Situación:
En una entidad gubernamental responsable de la infraestructura vial, se ha decidido revisar y fortalecer las políticas de gestión y desempeño institucional en tres áreas clave: Planeación institucional, Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público, y Compras y Contratación Pública. El objetivo es mejorar la transparencia, eficiencia y efectividad en la ejecución de proyectos viales.
Pregunta:
¿Por qué es importante que la entidad gubernamental establezca políticas claras y efectivas en las áreas de Planeación institucional, Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público, y Compras y Contratación Pública?
Respuestas:
1. Para aumentar los trámites burocráticos.
2. Para garantizar el uso eficiente de los recursos públicos y la transparencia en las contrataciones.
3. Para reducir la participación de la sociedad civil en los procesos de toma de decisiones.
Caso 5: Políticas de Gestión y Desempeño Institucional
Respuesta correcta: 2. Para garantizar el uso eficiente de los recursos públicos y la transparencia en las contrataciones.
Dimensión: Dimensión de Transparencia y Eficiencia.
Razón: Establecer políticas claras y efectivas en las áreas mencionadas es fundamental para garantizar el uso eficiente de los recursos públicos, promover la transparencia en las contrataciones y mejorar la gestión y desempeño institucional, como lo sugiere la norma relacionada con MIPG.
tuación:**
En una entidad gubernamental encargada de la protección del medio ambiente, se ha propuesto caracterizar a qué grupo de ciudadanos debe dirigir sus productos y servicios (grupos de valor) y con qué propósito. Las áreas de planeación y servicio al ciudadano colaborarán en este ejercicio para identificar los derechos que se deben garantizar, las necesidades que se deben satisfacer, los problemas que se deben solucionar y la información que se debe suministrar a los ciudadanos y organizaciones sociales.
Pregunta:
¿Por qué es esencial para la entidad gubernamental caracterizar a los grupos de valor y sus derechos, necesidades y problemas correspondientes?
Respuestas:
1. Para limitar la participación ciudadana en la gestión institucional.
2. Para asegurar la transparencia en la prestación de servicios públicos.
3. Para garantizar una gestión centrada en las necesidades y derechos de la ciudadanía.
Caracterización de Grupos de Valor y Derechos Ciudadanos
Respuesta correcta: 3. Para garantizar una gestión centrada en las necesidades y derechos de la ciudadanía.
Dimensión: Dimensión de Participación Ciudadana.
Razón: La caracterización de los grupos de valor y sus derechos, necesidades y problemas es fundamental para garantizar una gestión centrada en satisfacer las demandas y derechos de la ciudadanía, tal como indica la norma relacionada con MIPG.
Si necesitas más ejemplos o aclaraciones sobre este tema, no dudes en decírmelo. Estoy aquí para ayudarte.
Situación:
En una agencia gubernamental encargada de la promoción de la salud, se ha propuesto establecer y priorizar variables que permitan caracterizar a sus grupos de valor, organizaciones sociales, ciudadanos y grupos de interesados. El objetivo es identificar, segmentar y reconocer a estos actores, considerando sus rasgos, preferencias de relacionamiento con la entidad, así como sus derechos, necesidades y problemas.
Pregunta:
¿Por qué es útil para la agencia gubernamental establecer y priorizar variables que faciliten la caracterización de sus grupos de valor y organizaciones sociales?
Respuestas:
1. Para limitar la participación de los ciudadanos en la gestión institucional.
2. Para mejorar la eficiencia en la prestación de servicios de salud.
3. Para identificar las necesidades y problemas de los grupos de interés y garantizar una atención adecuada.
Caracterización de Grupos de Valor y Organizaciones Sociales**
Respuesta correcta: 3. Para identificar las necesidades y problemas de los grupos de interés y garantizar una atención adecuada.
Dimensión: Dimensión de Participación Ciudadana.
Razón: Establecer y priorizar variables para caracterizar a los grupos de valor y organizaciones sociales ayuda a la agencia gubernamental a identificar de manera precisa las necesidades y problemas de los ciudadanos, lo que facilita la prestación de servicios de salud adecuados, en línea con la norma relacionada con MIPG.
Situación:
En una entidad gubernamental encargada de promover el desarrollo económico local, se detecta la necesidad de identificar a los diferentes grupos de valor, ciudadanía y organizaciones interesadas en los programas de emprendimiento y capacitación que ofrece la institución. Se sabe que esta información es crucial para adaptar y mejorar los servicios ofrecidos a la comunidad.
Pregunta:
¿Cuál sería la forma más efectiva de recopilar la información necesaria para identificar y caracterizar a los grupos de interés involucrados en los programas de la entidad?
Respuestas:
1. Realizar encuestas telefónicas a una muestra representativa de la población para obtener datos demográficos y preferencias.
2. Organizar grupos focales con representantes de los diferentes sectores involucrados para recopilar opiniones y sugerencias directamente.
3. Utilizar herramientas de análisis de big data para identificar patrones y tendencias en la interacción de la comunidad con los servicios ofrecidos.
Respuesta correcta: 2. Organizar grupos focales con representantes de los diferentes sectores involucrados para recopilar opiniones y sugerencias directamente.
Dimensión: Gestión de Información
Justificación: Esta respuesta corresponde a la dimensión de Gestión de Información porque implica la recopilación y análisis de datos relevantes para la identificación y caracterización de los grupos de interés, lo cual es fundamental para el cumplimiento de la norma MIPG mencionada.
Situación:
En una empresa privada dedicada a la prestación de servicios de consultoría en tecnología, se requiere conocer a fondo las necesidades y expectativas de sus clientes actuales y potenciales para mejorar la calidad de sus servicios y mantener su competitividad en el mercado.
Pregunta:
¿Qué estrategias podrían implementarse para obtener la información necesaria sobre las necesidades y expectativas de los clientes de la empresa?
Respuestas:
1. Realizar encuestas en línea a través de redes sociales y correos electrónicos para recopilar opiniones de forma masiva.
2. Establecer un sistema de seguimiento de clientes para registrar sus interacciones y retroalimentación con la empresa.
3. Contratar una empresa de investigación de mercado para realizar un estudio exhaustivo sobre las preferencias y necesidades de los clientes.
Respuesta correcta: 2. Establecer un sistema de seguimiento de clientes para registrar sus interacciones y retroalimentación con la empresa.
Dimensión: Innovación y Mejora
Justificación: Esta respuesta corresponde a la dimensión de Innovación y Mejora, ya que la implementación de un sistema de seguimiento de clientes permitirá recopilar de manera sistemática la información necesaria para identificar y satisfacer las necesidades de los clientes, lo cual es fundamental para el cumplimiento de la norma MIPG mencionada.
Situación 1:
En una entidad gubernamental encargada de la educación, se ha identificado la necesidad de mejorar la calidad de la educación en las zonas rurales del país. Para abordar este problema, se ha convocado a un equipo interdisciplinario que incluye expertos en educación, sociólogos, economistas y representantes de las comunidades rurales
Pregunta 1:
¿Cuál es el paso inicial que deben seguir los miembros del equipo para abordar esta necesidad de manera efectiva?
Respuesta 1:
El paso inicial que deben seguir los miembros del equipo es realizar un diagnóstico detallado de la situación actual de la educación en las zonas rurales, identificando los principales desafíos y deficiencias existentes.
Pregunta 2:
¿Por qué es importante que las metas de largo plazo formuladas sean tangibles, medibles y coherentes con las necesidades específicas de las comunidades rurales?
Respuesta 2:
Es importante que las metas sean tangibles, medibles y coherentes con las necesidades específicas de las comunidades rurales para asegurar que los esfuerzos se enfoquen en solucionar los problemas reales y lograr un impacto significativo y sostenible en la calidad de la educación en esas zonas.
Pregunta 3:
¿Cómo pueden los efectos o cambios deseados en el mejoramiento de las condiciones de vida de las comunidades rurales ser identificados y cuantificados de manera efectiva?
Respuesta 3:
Los efectos o cambios deseados pueden ser identificados y cuantificados mediante la realización de evaluaciones periódicas que midan el progreso en términos de indicadores específicos, como tasas de graduación, desempeño académico de los estudiantes y acceso a recursos educativos.
Dimensión:
Este caso corresponde a la dimensión de Resultados, ya que se enfoca en la formulación de metas de largo plazo, resultados tangibles y medibles, y en la identificación de los efectos deseados en el mejoramiento de las condiciones de vida de las comunidades rurales.
Respuesta Correcta:
1. El paso inicial que deben seguir los miembros del equipo es realizar un diagnóstico detallado de la situación actual de la educación en las zonas rurales, identificando los principales desafíos y deficiencias existentes.
Situación 1:
En una empresa de tecnología líder en el mercado, se ha identificado la necesidad de mejorar la eficiencia operativa y la innovación en sus procesos. Para abordar este desafío, se ha conformado un equipo multidisciplinario que incluye ingenieros, diseñadores, analistas de datos y expertos en marketing.
Pregunta 1:
¿Por qué es importante realizar un diagnóstico de capacidades y entornos en esta empresa de tecnología?
Respuesta 1:
Es importante realizar el diagnóstico para identificar las fortalezas y debilidades internas de la empresa, así como para analizar el entorno competitivo y las oportunidades de mercado que puedan influir en su desempeño y capacidad de innovación
Pregunta 2:
¿Qué beneficios puede aportar un análisis interno y autocrítico en la mejora del desempeño y fortalecimiento de las capacidades organizacionales de la empresa?
Respuesta 2:
Un análisis interno y autocrítico puede ayudar a identificar áreas de mejora, establecer metas realistas de crecimiento, optimizar procesos internos y promover una cultura de mejora continua en la organización.
Pregunta 3:
¿Cómo puede la empresa identificar alternativas para mejorar su desempeño y fortalecer sus capacidades organizacionales?
Respuesta 3:
La empresa puede identificar alternativas a través de la evaluación de buenas prácticas en el sector, la implementación de programas de formación y desarrollo del talento interno, y la colaboración con socios estratégicos para impulsar la innovación.
Dimensión:
Este caso corresponde a la dimensión de Gestión, ya que se enfoca en la identificación de capacidades organizacionales, el análisis interno y autocrítico, y la formulación de alternativas para mejorar el desempeño y fortalecer las capacidades de la empresa en el mercado.
Respuesta Correcta:
1. Es importante realizar el diagnóstico para identificar las fortalezas y debilidades internas de la empresa, así como para analizar el entorno competitivo y las oportunidades de mercado que puedan influir en su desempeño y capacidad de innovación.
En un hospital público de una gran ciudad, se ha identificado la necesidad de optimizar la gestión de recursos humanos y mejorar la atención a los pacientes. Para abordar este desafío, se ha implementado un proceso de evaluación del desempeño del personal médico y de enfermería, así como la revisión de los protocolos de atención.
Pregunta 1:
¿Cómo puede el hospital identificar las capacidades de su personal para mejorar la atención a los pacientes?
Respuesta 1:
El hospital puede identificar las capacidades de su personal a través de evaluaciones de desempeño, encuestas de satisfacción de pacientes, capacitación continua y retroalimentación constante.
Pregunta 2:
¿Por qué es fundamental analizar tanto el entorno interno como externo del hospital en el proceso de diagnóstico de capacidades y entornos?
Respuesta 2:
Es fundamental analizar ambos entornos para comprender la dinámica organizacional interna y las tendencias externas del sector de la salud, lo que permitirá identificar oportunidades de mejora y anticipar posibles desafíos.
Pregunta 3:
¿Qué acciones puede emprender el hospital para fortalecer las capacidades organizacionales y la entrega de servicios públicos de salud?
Respuesta 3:
El hospital puede implementar programas de formación y desarrollo del personal, mejorar la infraestructura y equipamiento médico, establecer alianzas con instituciones académicas y promover una cultura de calidad y seguridad del paciente.
Dimensión:
Este caso corresponde a la dimensión de Capacidades, ya que se centra en la evaluación y fortalecimiento de las capacidades del personal médico y de enfermería, así como en la mejora de la atención a los pacientes a través de la gestión eficiente de recursos humanos.
Respuesta Correcta:
1. El hospital puede identificar las capacidades de su personal a través de evaluaciones de desempeño, encuestas de satisfacción de pacientes, capacitación continua y retroalimentación constante.
Cuáles son las prioridades identificadas por la entidad y señaladas en los planes de desarrollo nacionales y territoriales
Revisar aspectos internos tales como el talento humano, procesos y procedimientos, estructura organizacional, cadena de servicio, recursos disponibles, cultura organizacional, entre otros. En este aspecto es importante tener claro la “identidad” de la organización y el propósito fundamental.
Identificar el conocimiento de los servidores públicos (formación, capacitación y experiencia) que posteriormente permitirá la difusión del conocimiento, la generación de proyectos articulados y el desarrollo de los procesos de la organización, como se analizará en la Dimensión de Gestión del Conocimiento y la Innovación.
Identificar cómo el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones -TIC, apalanca el desarrollo de los planes, programas y proyectos de la entidad, la gestión interna de los procesos y la información, la prestación de trámites y servicios a los ciudadanos y en general, la implementación de todas las políticas de gestión y desempeño. Es fundamental determinar desde el direccionamiento estratégico y la planeación, cómo se desarrollará todo el componente tecnológico de la entidad, a partir de los lineamientos y estándares que establece la Política de Gobierno Digital.
Revisar aspectos externos a la entidad, como su entorno político, ambiental, cultural, económico y fiscal, la percepción, propuestas y recomendaciones que tienen sus grupos de valor y ciudadanía en general, frente a bienes y servicios ofrecidos, sus resultados e impactos.
Analizar el contexto interno y externo de la entidad para la identificación de los riesgos y sus posibles causas, así como retos, tendencias y oportunidades de mejora e innovación en la gestión.
Identificar espacios de articulación y cooperación con otras entidades del sector, órganos de control, u organismos internacionales para la implementación de estrategias y articular la rendición de cuentas horizontal.
- Normativa y marco legal (Documental)
Es importante conocer la normativa vigente relacionada con la gestión documental en el ámbito de la función pública, incluyendo leyes, decretos, directrices y políticas establecidas por la entidad gubernamental correspondiente
- Ciclo de vida del documento
Comprender el ciclo de vida de los documentos desde su creación, recepción, clasificación, conservación, uso, archivo, hasta su disposición final o eliminación de acuerdo con los plazos y disposiciones legales establecidas
- Clasificación y organización
: Aprender los principios de clasificación y organización de documentos, incluyendo la elaboración de tablas de retención documental, cuadros de clasificación, sistemas de archivo y métodos de ordenación que faciliten la identificación y recuperación eficiente de la información.
- Transferencia y conservación
Entender los procesos de transferencia de documentos entre unidades administrativas, la gestión de archivos intermedios y la conservación de documentos históricos de valor permanente, asegurando su integridad y preservación a largo plazo.
- Acceso y consulta
Garantizar el acceso oportuno y la consulta de la información contenida en los documentos de forma segura y autorizada, promoviendo la transparencia, la rendición de cuentas y el cumplimiento de solicitudes de información
