Diarieföring Flashcards
Vilka två lagar reglerar diarieföring?
Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) förvaltningslagen (FL).
Vad är en Arkivförteckning?
- En systematisk lista över de handlingar som finns i arkivet
- Innehåller detaljerad information om vilka handlingar som finns, var de är placerade och hur de är ordnade
- Gör det enklare att hitta specifika dokument
Exempel: “Journaler från 2010–2015”, “Beslut om upphandlingar”, “Protokoll från styrelsemöten”.
Vad är en Arkivbeskrivning?
- En översiktlig beskrivning av arkivet och hur det är organiserat
- Förklarar vilka typer av handlingar som ingår, hur de har uppkommit och hur de hanteras
- Hjälper till att förstå arkivets innehåll och struktur utan att behöva gå in i detalj på varje dokument
Exempel: “Detta arkiv innehåller patientjournaler, ekonomiska redovisningar och beslut från ledningsmöten. Arkivet är organiserat efter år och typ av dokument.”
Vad är Enheten för diarium och handlingsoffentligheten?
En avdelning inom en myndighet eller offentlig organisation som ansvarar för att hantera, registrera och tillgängliggöra allmänna handlingar.
Vad är Enheten för diarium och handlingsoffentlighetens huvudsakliga uppgifter?
- Diarium: Registrera inkommande och utgående handlingar, t.ex. brev, beslut och e-post som ska bevaras
- Handlingsoffentlighet: Säkerställa att allmänheten har rätt att ta del av offentliga handlingar enligt offentlighetsprincipen. Hanterar utlämnade av allmänna handlingar
- Sekretessprövning: Bedöma om vissa uppgifter omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Granskar, ger råd och stöd vid sekretessprövningar
- Arkivhantering: Ansvara för att dokument bevaras, gallras eller arkiveras enligt gällande regler.
Vem jobbar på ett arkiv?
- Arkivarier
- Registratorer
Vilket är Diariets funktion?
- Rättskipning
- Granskning
- Insyn och forskning
- Visa att varje ärende är handlagt enligt lagar och förordningar
- Hålla handlingar ordnade säkert och för långtidsbevarande
- Säkerställa regelefterlevnad och lagkrav
Om det inte följs så kan det bli JO-anmälan, förtroendeskada, ekonomiska skada vid informationsförlust, vite…
Vilka viktiga punkter är bra att komma ihåg vid diarieföring?
- Diarieför löpande
- Fler myndigheter använder digitala system för diarieföring och arkivering. Dessa digitala diarier måste följa säkerhetskrav enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) och arkivlagen (ArkivL).*
- Viktigt med tillräckliga metadata:
Vad är metadata?
o Avsändare/mottagare
o Datum
o Handlingstyp
o Ärenderubrik
o Handläggare
o Sekretess
o Diarieför originalhandlingar
Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv genom att:
- Organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas
- Upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning
- Skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst
- Avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar
- Verkställa föreskriven gallring i arkivet
Vad ska diarieföras?
- Handlingar som är av vikt för verksamheten
- Handlingar som tillför sakuppgifter till ärenden
Exempel: Klagomål på vården, medborgarsynpunkter, direktörsbeslut, avtal, ärenden över myndighetsgränser.
Vad behöver inte diarieföras?
Handlingar av ringa betydelse för verksamheten behöver inte diarieföras, till exempel reklam eller massutskick.
Internt arbetsmaterial som utkast och minnesanteckningar är inte alltid diarieföringspliktiga.
Vad gäller angående bevarande och gallring?
- Diarieförda handlingar måste bevaras enligt arkivlagen
- Vissa handlingar får gallras (tas bort) enligt fastställda gallringsbeslut.
Skall E-post arkiveras?
Ska det bevaras eller gallras beror på innehållet. Blir det ett informationsglapp i ärendet så behövs det. Kan bli en allmän handling och lyder under samma regler som fysisk post.
Vilka myndigheter gör tillsyn?
- Arkivmyndigheten gör tillsyn över blandat annat myndigheternas arkiv
- IVO gör tillsyn i sjukvårdens arkiv
Arkivhantering sker genom?
o Regionarkivet, som upprättar arkivförteckningar
o Förvaltningar och verksamheter, som ansvarar för uppdaterade arkivbeskrivningar
o Arkivmyndigheten, som granskar myndigheters arkivhantering
