5. Fogalmazási kalauz

Question 1

Melyek a névjegy típusai?

Answer 1

• magáncélú
• hivatalos
• kombinált (magáncélú és hivatalos)
• diplomáciai

Question 2

Jellemezd a névjegy külsejét!

Answer 2

Anyaga általában fehér vagy pasztellszínű, jó minőségű kartonlap. A névjegy külsejét mindig a jó ízlés szabályai határozzák meg; fontos az adatok jó olvashatósága.

Question 3

Mi a magánnévjegy?

Answer 3

Több változata van: előfordul, hogy csak a teljes név szerepel rajta, de ezt kiegészítheti a végzettség, a lakcím, a telefonszám és az e-mail cím is.

Question 4

Mi a hivatalos névjegy?

Answer 4

Tartalmazza a teljes nevet, a rangot, a beosztást, amely a név alatt áll. Ezen kívül fel lehet tüntetni a munkahely, az iskola megnevezését is (ilyenkor ez a beosztás megjelölésével birtokviszonyban áll). Feltüntetjük az intézmény pontos nevét, címét, telefonszámát, faxszámát, e-mail címét, honlapcímét. Gyakran rajta van az intézmény emblémája, logója is.

Question 5

Mi a kombinált névjegy?

Answer 5

Az egyéni adatok mellett a hivatalos adatokat is tartalmazza.

Question 6

Mi a diplomáciai névjegy?

Answer 6

Rajta csupán a név szerepel; a diplomáciában a házastársaknak közös nevjegyük van. A név után “és” kötőszóval következik a házastárs neve. Ha idegen nyelvű névjegyre is szükségünk van, célszerű a kártya egyik oldalát magyarul, a másikat a választott idegen nyelven nyomtatni.

Question 7

Mi a névjegy klasszikus elrendezése?

Answer 7

A név középre kerül, a cím pedig jobb vagy bal oldalon alulra.

Question 8

Mi az önéletrajz?

Answer 8

Általában iskolai felvételik, új munkahely megpályázása, valamilyen pályázati anyag mellékleteként készítjük. Az önéletrajz személyünk, iskolai végzettségünk, tanulmányaink, szakismeretünk, munkásságunk, munkahelyeink, érdeklődési körünk bemutatása,

Question 9

Melyek az önéletrajz leggyakrabban alkalmazott típusai?

Answer 9

Az általános és a szakmai önéletrajz. Mindkettő íródhat hagyományos, illetve modern formában.

Question 10

Mi a hagyományos önéletrajz?

Answer 10

Írója összefüggő mondatokban tudósít önmagáról, képet ad személyisége alakulásáról, szakmai emberi fejlődéséről, az életét befolyásoló tényezőkről.

Question 11

Mi a hagyományos önéletrajz tartalmi vázlata?

Answer 11

• személyi adatok (születési hely, idő, a család adatai)
• iskolák adatai (név, időtartam, szaktárgyak iránti vonzalom, elért eredmények)
• elért szakképzettségek (hol, mit, mikor)
• munkahelyek, beosztások, eredmények, kitüntetések
• nyelvismeret (nyelv, szint, hivatalos minősítés)
• szakmai munkásság (elért eredmények, tanulmányutak)
• szabadidős, egyéb társadalmi tevékenység, érdeklődés
• cél kiemelése (miért készült az életrajz; pályaválasztást indokoló tényezők)

Question 12

Mi a modern típusú önéletrajz?

Answer 12

Rövidség, áttekinthetőség, a tagolt, vázlatszerű elrendezés jellemzi. Fő célja az adatok rövid, tényszerű közlése.

Question 13

Jellemezd a modern típusú önéletrajz felépítését!

Answer 13

A lap elején jobb oldalt található a fejléc, amely az életrajzíró nevét, lakcímét, telefonszámát, eseleg a fax- illetve az e-mail címét tartalmazza. Középre felírva kerül az önéletrajz mint cím. Ez alatt pontokba szedve foglaljuk össze a következőket:

• cél (önéletrajz megírásának indítékai)
• tanulmányok (felsorolásszerűen)
• szakismeret, gyakorlatok, képzettségek, eddigi munkahelyek (felsorolásszerűen)
• nyelvismeret
• társadalmi tisztségek bemutatása
• referenciaszemélyek felsorolása
• személyes rész (név, születési idő és hely, család legszükségesebb adatai)

Question 14

Jellemezd az önéletrajz külsejét!

Answer 14

Fehér, A4-es lapra illik írni. Még ma is több helyen kézzel írt formában kérik, bár egyre inkább elfogadják a géppel írt változatot, sőt egyre több helyen ezt kívánják meg. Figyelni kell a helyes és esztétikus elrendezésre. Ha csak két oldalra fér el az önéletrajz, a második oldalt külön lapra kell írni, a lapot meg kell számozni és az elsőhöz fűzni. A személyes aláírás és a keltezés sem maradhat el. Előfordul, hogy az önéletrajzhoz fényképet is kérnek; ilyenkor a legmegfelelőbb egy arckép vagy egy félalakos, nem túl régi kép.

Question 15

Mi a szakmai önéletrajz?

Answer 15

A személyes részeket a lehető legrövidebben közli, és a szakmai munkásságnak, a pályakép bemutatásának szentel nagyobb teret. Részetesen ismerteti az elért eredményeket, felsorolja a fontosabb publikációkat, tanulmányokat. Újabban az egész EU területén az EuroPass egységes, előre megadott szempontokat tartalmazó önéletrajzot kérik.

Question 16

Jellemezd a honlapot!

Answer 16

Honlapjuk lehet a világméretű vállalatoktól kezdve a legkisebb cégeknek, az iskoláknak, az intézményeknek és a magámszemélyeknek egyaránt.

Question 17

Mit nevezünk levélnek?

Answer 17

Azokat az írásos üzeneteket, amelyek valamilyen közvetítőn keresztül jutnak el a címzetthez.

Question 18

A levél mely két fajtája különült el egymástól a 20. században?

Answer 18

Magánlevél és hivatalos levél.

Question 19

Melyek a két fő levéltípus közös jellemzői?

Answer 19

Első kellékük a megszólítás, melynek formája függ a címzetthez fűződő viszonyunktól, a levél jellegétől. Ezt a téma követi, amely a magánlevél esetében igen változatos lehet. A levél befejezésében megismételjük a lényeges közléseket, végül elköszönünk, amely búcsúzásból és jókívánságokból áll. A levelet saját kezűleg aláírjuk, keltezzük.

Question 20

Mi a kérvény?

Answer 20

Az egyik leggyakoribb hivatalos levél. Valamilyen hivatalos kérés írásban történő megfogalmazása.

Question 21

Ismertesd a kérvény felépítését!

Answer 21

A levél első részében bemutatkozunk, leírjuk, ki a kérelmező, előadjuk kérésünket, majd megindokoljuk azt. A levelet a kérés megismétlése zárja. A fejlécben fel kell tüntetni a címzett személy vagy vállalat adatait. Elengedhetetlen az udvarias megszólítás. Az aláírást megelőző búcsúzási formát új bekezdésben kezdjük. A keltezés lehet a jobb felső sarokban vagy balra lent. Az aláírás alatt szerepelhet a minőségünk, beosztásunk. A levél bal alsó részében a melléklet(ek)ben felsoroljuk a csatolt iratokat.

Question 22

Mi a bejelentés?

Answer 22

Bejelentéssel élünk, ha egy hivatalos szervnek, egyéb intézménynek a tudtára kívánunk hozni valamilyen, a személyünket, adatainkat érintő módosítást. Pl. lakhelyváltozás, személygépkocsi-vásárlás, -eladás, névváltoztatás.

Question 23

Mi a panaszos levél?

Answer 23

A bejelentés egyik sajátos formája. Akkor írjuk, ha valamilyen hiányt, bennünket ért sérelmet, kellemetlenséget akarunk közölni, illetve annak orvoslását el szeretnénk érni.

Question 24

Ismertesd a panaszos levél felépítését!

Answer 24

Két részből áll:
- a panasz tárgyának tényszerű, pontos ismertetése
- az intézkedés kérése
Nem tartalmazhat személyeskedést, sértegetést.

Question 25

Mi a fellebbezés?

Answer 25

A bejelentés egy formája. Akkor írjuk, ha egy bennünket érintő, frissen hozott határozat megváltoztatását kérjük. A fellebbezés szerkezete hasonló a kérvényéhez.

Question 26

Mi a pályázat?

Answer 26

Valamilyen állás, ösztöndíj, tanulmányút, stb. elnyerése érdekében készül. A pályázati felhívások mindig nyilvánosak, legtöbbször a tömegkommunikáción keresztül jutnak el a közönséghez. Gyakran a pályázathoz külön űrlapot kell kitöltenünk, amelyhez célszerű egy levelet is mellékelnünk.

Question 27

Mit tartalmaz a pályázati levél?

Answer 27

• bevezető: hivatkozunk a pályázati felhívásra, megemlítjük, hol és mikor olvastuk/hallottuk azt.
• kifejezzük, hogy hajlandóak vagyunk a meghirdetett feltételeket teljesíteni; személyi adatainkból azt közöljük, ami alkalmassá tesz bennünket a pályázat/állás elnyerésére
• záró rész: megismételjük készségünket a feladat teljesítésére
• melléklet: felsoroljuk a csatolt iratokat, pl. önéletrajz, bizonyítvány, pályázati anyag, ajánlások, támogatások, költségvetés

Question 28

Mi a motivációs levél?

Answer 28

Az önéletrajzhoz csatolt, személyes hangú kísérőlevél, álláspályázatokra szokás küldeni. Célja, hogy felkeltse az olvasó érdeklődését, és az önéletrajz alapos végigolvasására késztesse; valamint, hogy kiegészítse az önéletrajzot, több személyes információt mondjon el.

Question 29

Melyek a hivatalos szervezetek leggyakoribb, magánszemélyeknek szóló levelei, iratai?

Answer 29

Értesítés, felhívás, felszólítás, meghívó, határozat, igazolás, engedély.

Question 30

Mi az értesítés?

Answer 30

Történhet szóban, de gyakoribb az írásos formája. Hivatalos szervtől akkor kapjuk, ha valamilyen beadványunkra, kérésünkre válaszolnak, annak intézkedéséről, elintézési módjáról hivatalosan értesítenek minket, vagy a hivatal tájékoztat minket valamilyen közérdekű, bennünket valamilyen bennünket érintő dologról.

Question 31

Mi a felhívás?

Answer 31

Valakinek vagy valakiknek a figyelmét hívják fel valamilyen tényre, feladatra, kötelezettségre.

Question 32

Mi a felszólítás?

Answer 32

A felhívásnál határozottabb, keményebb hangvételű levél. Belőle általában arról is értesíthetünk, hogy milyen következményekkel jár, ha elmulasztjuk a leírtak teljesítését.

Question 33

Mi a meghívó?

Answer 33

Valamilyen eseményről értesít, valamilyen rendezvényre hívja az olvasót. Tartalmazza a rendezvény helyét és idejét, valamint a meghívó nevét. Megnevezi a napirendet és a meghívás célját.

Question 34

Mi a határozat?

Answer 34

Hivatalos szervek döntéseiről értesít bennünket. Három fő részből áll:

• rendelkezés: a határozat ismertetése és az esetleges fellebbezéssel kapcsolatos tudnivalók
• indoklás: a döntés magyarázata, és a meghozatalkor alkalmazott jogszabályok megnevezése
• záró rész: azok névsora, akik még hivatalból megkapják a határozatot; keltezés, aláírás

Question 35

Mi az igazolás?

Answer 35

Arról tájékoztat, hogy ki, miből, milyen képesítést szerzett, hol, mikor, és ez a képesítés mire jogosítja az illetőt. Csak akkor érvényes, ha rajta hivatalos aláírás is szerepel.

Question 36

Mi az engedély?

Answer 36

Valaminek a megengedését rögzíti írásban.

Question 37

Melyek a leggyakoribb, munkaviszonnyal kapcsolatos ügyiratok?

Answer 37

Munkaszerződés, munkaszerződés módosítása, munkabérváltozás, átsorolás, kinevezés, munkaköri leírás, munkaviszony megszűnésének bejelentése, felmondás, szabadság engedélyezése, nyugdíjazás.

Question 38

Mi a jegyzőkönyv?

Answer 38

Olyan hivatalosokirat, mely az eseményeket, tényeket, megállapításokat írásban rögzíti, ezáltal megakadályozza a későbbi ferdítéseket, félreértéseket. Jegyzőkönyv készülhet:

• eseményekről (pl. értekezlet, tárgyalás, vizsgálat, baleset)
• tényekről (pl. épület, tárgy, helyiség, kár nagysága, valamilyen hiba/mulasztás oka)

Question 39

Mely két típusát különítjük el a jegyzőkönyvnek?

Answer 39

• a szó szerinti jegyzőkönyv pontosan követi az eseményeket, ezek menetét, és mindezt lejegyzi
• a jegyzőkönyvkivonat az eseményeket tömörítve és rövidítve jegyzi le

Question 40

Ismertesd a jegyzőkönyv felépítését!

Answer 40

Fejlécében vagy bevezetőjében szerepel a jegyzőkönyvfelvétel helye, ideje, tárgya, a jelenlévők, a levezető és a jegyzőkönyvvegető neve. A középrészben olvasható az érdemi tartalom. A végére kerül a határozatok felsorolása. A jegyzőkönyvet a záradék, a dátum, a jegyzőkönyvvezető és a két hitelesítő aláírása zárja.

Question 41

Mi a feljegyzés?

Answer 41

Olyan ügyirat, amely valamilyen teendőről, ügyről készül a főnök, a vezetőség számára. Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában, miért készült a feljegyzés, és ki készítette.

Question 42

Mi a jelentés?

Answer 42

Valamilyen tényt szakszerűen, pontosan, tömören foglal össze egy felsőbb hatóságnak. A fejléc feltünteti, hogy ki és kinek készíti. A középső rész a jelentést tartalmazza, amelyben szerepelhetnek statisztikai adatok, grafikonok vagy mellékelt dokumentumok is. A végén aláírás található.

Question 43

Melyek a jelentés típusai?

Answer 43

• rendszeres jelentés: meghatározott időközönként

- különleges jelentés: sajátos, alkalmi céllal készül

Question 44

Mi az elismervény/nyugta?

Answer 44

Valamilyen áru, értéktárgy átvételét igazoló írásbeli nyilatkozat. Tartalmazza az átvett tárgy nevét, azonosító adatait, az átadó nevét, címet, az aláírásban az átvető nevét, azonosítóját, a pontos pénzösszeget számmal és betűvel, valamint a keltezést.

Question 45

Mi a meghatalmazás?

Answer 45

Benne valaki felhatalmaz egy másik személyt, hogy helyette valamilyen ügyben eljárjon, vagy a neki járó pénzösszeget átvegye. A meghatalmazásban fel kell tüntetni a meghatalmazott nevét, a meghatalmazás tárgyát (ha pénzfelvételről van szó, a pénzösszeget is), idejét, a keltezést, a meghatalmazó és a meghatalmazott aláírását, valamint két tanút.

Question 46

Mi a névjegy?

Answer 46

Meghatározott munkakörökben, helyzetekben gyakori, hogy bemutatkozáskor partnerünkkel névjegyet cserélünk.